Planen und Moderieren: 8 Tipps für erfolgreiche Meetings

Geschäftliche Besprechungen geraten oftmals zu einer wenig produktiven Schwafelrunde. Das ist für beide Seite ein Verlustgeschäft: Während der Arbeitnehmer wertvolle Arbeitszeit verliert, sind unproduktive Meetings für Arbeitgeber ein finanzielles Verlustgeschäft. Getragen von gähnender Langeweile und wenig zielführenden Äußerungen schleppen sich Besprechungen dahin, machen müde und laugen aus, sodass es anschließend schwerfällt, die eigentliche Arbeit fortzusetzen. Es geht auch anders! Wie das funktioniert – mehr dazu in diesen 8 Tipps für erfolgreiche Meetings.

Meetings erfolgreich planen, moderieren und gestalten

Ein Meeting ist kein Zufallsprodukt, sondern bedarf der Vorbereitung und der Nachbereitung. Dazwischen liegt die eigentliche Besprechung, die nicht nur eines guten Moderators bedarf.

Tipp 1: Meetings vorbereiten: Ist das Meeting notwendig?

Bevor eine Besprechung anberaumt wird, ist es wichtig zu prüfen, ob das Meeting überhaupt notwendig ist oder ob Probleme oder ein Informationsaustausch nicht auf andere Weise ressourcensparender abgewickelt werden können. Diese und andere Fragestellungen helfen, die Notwendigkeit eines Meetings zu ermitteln:

– Rechtfertigen die anstehenden Aufgaben den Aufwand eines Meetings?
– Sind alle Teilnehmer in das Thema involviert?
– Profitieren alle Teilnehmer von der Besprechung?
– Verbessert das Sammeln von Ideen die Qualität der Entscheidung?

Tipp 2: Meetings vorbereiten: Ziele formulieren

Einer der wichtigsten Schritte bei der Vorbereitung ist die sorgfältige Formulierung der Ziele. Die Zielformulierung bildet ab, welche bestimmten Inhalte, auf welche Weise, mit welchem messbaren Ergebnis erreicht werden sollen. Zielformulierungen bedingen klare, transparente und unmissverständliche Inhalte. Sie steigern die Effektivität der Führung und führen zu brauchbaren Ergebnissen.

Tipp 3: Meetings vorbereiten: Der Besprechungsplan

Die Tagesordnung beziehungsweise der Besprechungsplan sind der rote Faden jeder Besprechung und erlauben überdies eine abschließende Erfolgskontrolle. Der Besprechungsplan enthält die wichtigsten und dringendsten Probleme. Ein erster Entwurf wird vor dem Meeting an alle Teilnehmer ausgehändigt mit der Bitte um Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Nach der Korrektur wird die Tagesordnung erneut an alle Teilnehmer verteilt, damit sie sich vorbereiten und wichtige Unterlagen zum Meeting mitbringen können.

Tipp 4: Meetings durchführen: Der rote Faden

Der Moderator führt nicht nur die Besprechung, er sorgt auch zielstrebig für Problemlösungen. Dazu gehört zunächst, dass jedes Meeting einen roten Faden und einen begrenzten zeitlichen Rahmen hat. Der Moderator erklärt die gemeinsame Aufgabe und erläutert an der jeweiligen Stelle den Sachstand zu den einzelnen Tagesordnungspunkten. Verschiedene Lösungsansätze werden gesammelt, zusammengefasst und bewertet, Ergebnisse erarbeitet und ein Maßnahmenkatalog erstellt.

Tipp 5: Meetings durchführen: Wer fragt, führt

Ein Moderator kann mithilfe von Fragen Besprechungen gezielt steuern. Dazu ist es wichtig, die wichtigsten Frageformen und ihre Wirkung zu erkennen. Offene W-Fragen schaffen Vertrauen, beinhalten jedoch das Risiko, dass der Gesprächspartner langatmig antwortet. Geschlossene Fragen erlauben als Antwort lediglich ein “Ja” oder “Nein”. Alternativfragen geben dem Gefragten die Möglichkeit, sich zwischen zwei Fragen beziehungsweise Antworten zu entscheiden.

Tipp 6: Meetings durchführen: Die Aufgaben eines Moderators

Ein Moderator gewinnt das Vertrauen der Teilnehmer eines Meetings, indem er Diskussionsbeiträge würdigt, unparteiisch ist, niemanden bloßstellt und einen respektvollen Umgang der Teilnehmer untereinander sicherstellt. Er vermittelt bei Konflikten, bleibt stets sachlich und entspannt und hilft gegebenenfalls beim Formulieren.

Tipp 7: Meetings durchführen: Kommunikationssperren vermeiden

Kommunikationssperren werden unter anderem durch Belehrungen, Zurechtweisungen oder andere negative Äußerungen erzeugt. Wichtig ist, türöffnende Formulierungen zu verwenden, indem Teilnehmer Gelegenheit erhalten, sich mitzuteilen. Beispiele für Türöffner, die Kommunikationssperren vermeiden, sind:

– Sie glauben oder denken, dass …
– Aus Ihrer Perspektive …
– Wenn ich Sie richtig verstehe …
– Mit anderen Worten …
– Ich glaube, Sie zu verstehen …

Tipp 8: Meetings nachbereiten: Das Protokoll

Ein Protokoll hat die Aufgabe, die Ergebnisse eines Meetings festzuhalten und dient so auch der Erfolgskontrolle. Es hat Beweiskraft und stellt gleichzeitig sicher, dass alle Teilnehmer die Beschlüsse und Ergebnisse richtig verstanden haben. Gleichzeitig besitzen Protokolle einen historischen Wert. Sie zeigen, wie Probleme in der Vergangenheit gelöst wurden und dokumentieren Entwicklungen im jeweiligen Fachbereich.